Στα πλαίσια των τελευταίων ανακοινώσεων περί οριστικοποίησης της μορφής των υποβολών καταστάσεων πελατών προμηθευτών και συναλλαγών ΜΥΦ, η Exelixis Software ενσωμάτωσε στη λειτουργία του Smart LOB Application τους συγκεκριμένους μορφότυπους αρχείων.

Συχνές ερωτήσεις όπως αυτές υπάρχουν αναρτημένες στην ανακοίνωση της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων:

Υπόχρεοι, Περιεχόμενο και Προθεσμίες

1. Ποιο είναι το περιεχόμενο αυτών των καταστάσεων;

Η κατάσταση περιέχει συγκεντρωτικά στοιχεία εκδοθέντων και ληφθέντων τιμολογίων και συγκεντρωτικά στοιχεία λιανικών πωλήσεων και δαπανών. Πιο συγκεκριμένα, κάθε εγγραφή με τιμολόγια περιέχει: ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου, Περίοδο που Αφορά Πλήθος Τιμολογίων, Καθαρή Αξία, ΦΠΑ, ενώ οι εγγραφές λιανικών συναλλαγών και δαπανών είναι παρόμοιες, χωρίς ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου.

2. Θα υπάρχει όριο αξίας πάνω από το οποίο θα ισχύει η υποχρέωση υποβολής;

Όλες οι συναλλαγές ανεξαρτήτως αξίας πρέπει να υποβάλλονται.

3. Ποια είναι η καταληκτική ημερομηνία στην οποία θα υποβάλλονται οι καταστάσεις αυτές;

Η προθεσμία υποβολής για τα έσοδα είναι για όλους, ανεξαρτήτως κατηγορίας βιβλίων ή απαλλαγής τους από την τήρηση αυτών η τελευταία μέρα του επόμενου ημερολογιακού μήνα από αυτόν που αφορούν. Τα έξοδα θα πρέπει να υποβληθούν πριν δηλωθούν στην περιοδική δήλωση ΦΠΑ μιας περιόδου, και για όσους απαλλάσσονται του ΦΠΑ πριν το τέλος του επόμενου μήνα από τη λήξη του εκάστοτε ημερολογιακού έτους.

Για το 2014 μεταβατικά: Η προθεσμία υποβολής των εσόδων είναι για όλους ανεξαρτήτως κατηγορίας βιβλίων ή απαλλαγής τους από την τήρηση αυτών η τελευταία μέρα του επόμενου μήνα από το ημερολογιακό τρίμηνο που αφορούν. Τα έξοδα υποβάλλονται ανεξαρτήτως κατηγορίας βιβλίων πριν την τελευταία μέρα του επόμενου μήνα από το ημερολογιακό τρίμηνο που αφορούν, και για όσους απαλλάσσονται του ΦΠΑ πριν το τέλος του επόμενου μήνα από τη λήξη του εκάστοτε ημερολογιακού έτους.

Για το 2014 οι συναλλαγές μπορεί υποβάλλονται είτε στον κάθε μήνα, είτε όλες οι συναλλαγές του τριμήνου συγκεντρωτικά στον τελευταίο μήνα του τριμήνου και οι πρώτοι 2 μήνες του τριμήνου κενοί. Ειδικά, οι καταστάσεις του πρώτου τριμήνου του ημερολογιακού έτους 2014, υποβάλλονται μέχρι το τέλος Μαΐου 2014.

4. Καταργείται η μέχρι τώρα διαδικασία ετήσιας υποβολής αρχείου συγκεντρωτικών καταστάσεων με τις προδιαγραφές που ίσχυαν έως τώρα;

Παραμένει η υποχρέωση ετήσιας συγκεντρωτικής για τις συναλλαγές του 2013 στο παλαιό σύστημα και με το παλαιό μορφότυπο. Για τις συναλλαγές του 2014 και των επόμενων ετών προφανώς καταργείται η ετήσια διαδικασία.

5. Οι χονδρικές συναλλαγές θα καταχωρούνται αναλυτικά ανά ΑΦΜ, δηλαδή κάθε παραστατικό ξεχωριστά ή συγκεντρωτικά;

Η υποχρέωση για τις χονδρικές συναλλαγές είναι συγκεντρωτικές εγγραφές ανά ΑΦΜ, αλλά αθροίζονται ξεχωριστά οι συναλλαγές αντίστροφης ροής αξίας (πχ. πιστωτικά τιμολόγια) σε διακριτή εγγραφή ανά ΑΦΜ. Στα έσοδα είναι πάντα ανά ΑΦΜ και ανά μήνα, αλλά στα έξοδα, και μόνο για όσους έχουν απλογραφικά, είναι δυνατόν να υποβληθεί μια εγγραφή ανά ΑΦΜ και ανά τρίμηνο. Το σύστημα υποδέχεται και αναλυτικά στοιχεία ανά παραστατικό και δημιουργεί τα συγκεντρωτικά.

6. Ποιοι είναι οι τρόποι υποβολής; Μπορεί να γίνει αυτόματα;

Δίνονται πολλαπλές δυνατότητες (xml upload, web service, φόρμα για χειροκίνητη υποβολή, χρήση αναβαθμισμένου οδηγού ΕΑΦΔΣΣ) ώστε να διευκολυνθούν οι επιχειρήσεις. Όποιον τρόπο και να επιλέξει για τη διαβίβαση των συναλλαγών, συνιστάται να μπαίνει ο διαχειριστής ή ο εξουσιοδοτημένος λογιστής τακτικά στο σύστημα για να ελέγχει και να τροποποιεί την κατάστασή της ώστε να ελαχιστοποιούνται οι αποκλίσεις με τους αντισυμβαλλόμενους.

7. Αν επιθυμώ να την υποβάλλει ο λογιστής μου, πρέπει να του δώσω τους κωδικούς μου;

Όχι, ισχύει η ίδια εξουσιοδότηση μέσω taxisnet όπως για τις ετήσιες συγκεντρωτικές καταστάσεις, δηλαδή “Διαχείριση Δηλώσεων Κ.Β.Σ”.

8. Εάν κάποιος επαγγελματίας ή εταιρία δεν εκδώσει τιμολόγια για κάποια περίοδο, δηλώνει μηδενική μηνιαία κατάσταση ή δεν υποβάλλει καθόλου;

Δεν υπάρχει υποχρέωση να υποβάλλει μηδενική δήλωση αν δεν έχει εκδώσει τιμολόγια και δεν έχει λιανικές πωλήσεις. Συνίσταται να ελέγχει στην εφαρμογή αν οι αντισυμβαλλόμενοί του δημιουργήσουν συναλλαγές στο ΑΦΜ του.

9. Με ποιον τρόπο θα υποβάλλονται οι εκπρόθεσμες ή διορθωτικές καταστάσεις;

Το σύστημα επιτρέπει τη προσθήκη και τροποποίηση οποιασδήποτε εγγραφής μέχρι τη λήξη του τρέχοντος οικονομικού έτους και για 3 μήνες μέσα στο επόμενο. Κυρώσεις επιβάλλονται για εκπρόθεσμες (πέραν της προθεσμίας της ερώτησης 3) προσθήκες ή τροποποιήσεις στις εγγραφές εσόδων. Σε κάθε περίπτωση, τα στοιχεία που υποβάλλονται θα πρέπει να συμβαδίζουν με τις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ, άρα αν υποβάλλεται τροποποιητική δήλωση ΦΠΑ, θα πρέπει να τροποποιείται ανάλογα και η κατάσταση φορολογικών στοιχείων.

10. Θα υπάρχουν ακυρωτικές εγγραφές;

Δεν υπάρχουν ακυρωτικές, θα πρέπει απλά να τροποποιούνται ή να διαγράφονται οι ανάλογες εγγραφές.

11. Αν μια εταιρία απαλλάσσεται από ΦΠΑ, θα υποβάλλει στοιχεία; Και τι πρέπει να κάνουν οι αντισυμβαλλόμενοί της;

Ναι, θα υποβάλλει, η υποχρέωση υποβολής είναι ανεξάρτητη της απαλλαγής ΦΠΑ. Οι αντισυμβαλλόμενοι δηλώνουν ότι αναγράφεται στα ανάλογα παραστατικά.

12. Έως πότε δηλώνουν τα έξοδά τους επαγγελματίες ή επιχειρήσεις που δεν υποβάλλουν ΦΠΑ (πχ. ιατροί, φροντιστήρια, κλπ.);

Έως το τέλος του Ιανουαρίου του επομένου έτους από αυτό στο οποίο πραγματοποιήθηκαν οι συναλλαγές.

13. Όσον αφορά τις λιανικές πωλήσεις, στην περίπτωση που μια επιχείρηση έχει περισσότερες από μία ταμειακές μηχανές, τα στοιχεία θα αποστέλλονται ανά εταιρεία συγκεντρωτικά ή ανά ταμειακή μηχανή;

Ζητούνται υποχρεωτικά ανά ταμειακή. Για ένα διάστημα προσαρμογής, θα γίνονται δεκτές και συγκεντρωτικές δηλώσεις.

14. Πώς υποβάλλονται οι λιανικές πωλήσεις;

Υποβάλλονται διακριτά μηνιαία αθροίσματα με τον κωδικό της Ταμειακής (ΦΤΜ, ΑΔΗΜΕ κλπ) όπως αυτός είναι δηλωμένος στο taxis (χωρίς κενά). Οι λιανικές μέσω ΕΑΦΔΣΣ και από ταξίμετρα συναθροίζονται σε διακριτό πεδίο με χειρόγραφα και αποδείξεις επιστροφής και υποβάλλονται με ένδειξη “Χωρίς ταμειακή” στο site της εφαρμογής (cashreg_id κενό στο αρχείο). Μεταβατικά, θα επιτραπεί να υποβάλλονται οι λιανικές πωλήσεις από το σύνολο των ταμειακών με την τιμή “Όλες οι ταμειακές” στο site της εφαρμογής (cashreg_id “0” στο αρχείο) Αν γίνει η συνολική υποβολή, δε θα επιτρέπεται να υποβάλλονται ταυτόχρονα και αναλυτικά ανά ταμειακή και αντίστροφα.

15. Πώς υποβάλλονται οι Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών σε ιδιώτες;

Πρόκειται για λιανικές συναλλαγές: αθροίζονται στην περίοδο που ορίζεται από τις προθεσμίες της ερώτησης 3 και υποβάλλονται συγκεντρωτικά χωρίς ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου και με ένδειξη “Χωρίς ταμειακή”.

16. Οι πιστωτικές ΑΠΥ πού υποβάλλονται; Οι λιανικές πωλήσεις από ΕΑΦΔΣΣ που υποβάλλονται;

Και οι δύο περιπτώσεις συμψηφίζονται με τις χειρόγραφες και εκτός ταμειακής συναλλαγές και υποβάλλονται με ένδειξη “Χωρίς ταμειακή”.

17. Που υποβάλλονται οι Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών προς ιδιώτες από ελεύθερο επαγγελματία;

Αθροίζονται μαζί με τις λιανικές συναλλαγές.

18. Όσον αφορά τα έξοδα που λαμβάνουν οι επιχειρήσεις από ΔΕΗ, ΕΥΔΑΠ, τηλεπικοινωνίες, και άλλες ΔΕΚΟ θα συμπεριλαμβάνονται στις καταστάσεις και με ποιο τρόπο;

Για το 2014, ανεξάρτητα από το αν ο λογαριασμός ΔΕΚΟ ή τηλεπικοινωνιών εκδίδεται στο ΑΦΜ του υπόχρεου ή όχι τα ποσά που αποτελούν επαγγελματικές δαπάνες (εκπιπτόμενα) θα συμπεριλαμβάνονται συγκεντρωτικά ανά τρίμηνο σε μία εγγραφή δαπανών, χωρίς αντισυμβαλλόμενο.

19. Σε περίπτωση που ένας υπόχρεος λάβει ένα τιμολόγιο καθυστερημένα (πχ λόγω ταχυδρομείου), με τί περίοδο αναφοράς το καταχωρεί στο σύστημα;

Μπορεί να το καταχωρήσει είτε με την περίοδο που το έλαβε, είτε με την περίοδο που εκδόθηκε: ο κανόνας είναι ότι θα πρέπει να το βάλει στην ίδια περίοδο που το δήλωσε και στην περιοδική ΦΠΑ.

20. Ένας υπόχρεος έχει επιλέξει να στέλνει συγκεντρωτικές εγγραφές groupedExpenses: Μπορεί να επιλέξει να μη στέλνει πιστωτικά (credit εγγραφές), αλλά να βάζει απευθείας την καθαρή θέση με κάθε αντισυμβαλλόμενο;

Όχι, υποχρεωτικά τα παραστατικά αντίστροφης αξίας αθροίζονται ξεχωριστά σε διακριτή εγγραφή.

21. Σε περιπτώσεις τιμολογίων με εισφορές, παρακρατήσεις ή άλλους φόρους, τι «καθαρό ποσό» δηλώνεται;

Το Καθαρό Ποσό που δηλώνεται είναι το σύνολο της προ ΦΠΑ αξίας.

22. Στα έξοδα ο ΦΠΑ όπως προκύπτει από τα φορολογικά στοιχεία μπορεί να διαφέρει από το ΦΠΑ που τελικά εκπίπτει ο λήπτης. Τι συμπληρώνεται στην κατάσταση, δεδομένου ότι θα υπάρχει διασταύρωση με τις δηλώσεις ΦΠΑ;

Για τις χονδρικές πρώτα ζητείται η συμφωνία των αντισυμβαλλομένων και μετά η συμφωνία με τη δήλωση ΦΠΑ. Άρα όπου διασταυρώνεται πληροφορία στο σύστημα ΜΥΦ, συμπληρώνεται αυτό που γράφει το παραστατικό, ενώ αυτό που εκπίπτει δηλώνεται στην περιοδική ΦΠΑ. Στην εγγραφή δαπανών που δε διασταυρώνεται η ΜΥΦ, συμπληρώνεται αυτό που εκπίπτει.

23. Πως δηλώνονται οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται σε άλλο νόμισμα εκτός ευρώ;

Οι συναλλαγές δηλώνονται κατόπιν μετατροπής των αξιών τους σε ευρώ σύμφωνα με την ισοτιμία που ανακοινώνει μηνιαία η Δ/νση ΦΠΑ του ΥΠΟΙ.

24. Αυτοτιμολόγηση, όπου εκδότης είναι ο ίδιος ο λήπτης που εκδίδει τιμολόγιο για λογαριασμό του προμηθευτή του. Ποιος δηλώνει και τί;

Ο εκδότης του τιμολογίου θα το συμπεριλαμβάνει στα έξοδά του ως λήπτης. Ο προμηθευτής θα υποχρεούται και αυτός να υποβάλλει τα στοιχεία ως έσοδο (είτε αναλυτικά είτε συγκεντρωτικά).

25. Περίπτωση ανάθεσης τιμολόγησης, πχ ελληνικό υποκατάστημα πολυεθνικής που δεν τιμολογεί απευθείας, αλλά εκδίδει τιμολόγια μέσω της μητρικής (με τη διαδικασία της ανάθεσης). Παραμένει η υποχρέωση υποβολής;

Ναι, από το ελληνικό ΑΦΜ.

26. Εταιρίες που αποτελούν Φορολογικούς Αντιπρόσωπους εταιριών του εξωτερικού: Ειδικότερα στις περιπτώσεις που εκδίδονται τιμολόγια από φορολογικό αντιπρόσωπο για πωλήσεις που πραγματοποιούνται στην Ελλάδα για λογαριασμό πελάτη τους πώς θα διαχωρίζονται τα έσοδα του φορολογικού αντιπροσώπου από τα έσοδα του πελάτη τους;

Δε θα διαχωρίζονται, αναλαμβάνοντας όλες τις υποχρεώσεις των πελατών τους, θα τα περάσουν ως δικά τους έσοδα.

27. Εταιρίες που είναι VAT registered στην Ελλάδα κατά ΠΟΛ.1113/22.5.2013 είναι υπόχρεοι;

Ναι.

28. Σε ποιους αφορά η ένδειξη “Μη Υπόχρεου” που δηλώνεται στα έξοδα;

Αφορά σε συναλλαγές με ιδιώτες, ο λήπτης το δηλώνει με το ΑΦΜ τους και με την ένδειξη, ώστε να μην αναμένεται διασταύρωση.

29. Τιμολόγια αγορών από ιδιώτες: περιλαμβάνονται κανονικά στα έξοδα με το ΑΦΜ του ιδιώτη;

Ναι, με την ένδειξη “Μη Υπόχρεου”.

30. Υπάρχουν ειδικές περιπτώσεις, όπου τα τιμολόγια που εκδίδονται προσμετρούνται και στις αποδείξεις λιανικής (εκδίδονται σε αντικατάσταση των αποδείξεων).

Θα δηλωθούν μια φορά στη χοντρική και θα αφαιρεθούν από τη λιανική (από το πεδίο που αθροίζονται οι χειρόγραφες λιανικές).

31. Θα διατηρηθεί η δυνατότητα υποβολής ανά υποκατάστημα;

Ναι, μια επιχείρηση μπορεί να υποβάλλει ανά υποκατάστημα εφόσον το επιλέξει, αποκλειστικά με μεταφόρτωση αρχείου – upload xml. Εφόσον κάνει χρήση αυτής της δυνατότητας, δε θα μπορεί να υποβάλλει συνολικά.

32. Υποβάλλονται συναλλαγές με αντισυμβαλλόμενους στο εξωτερικό;

Όχι, υποβάλλονται χονδρικές συναλλαγές μόνο με ελληνικά ενεργά ΑΦΜ.

33. Πώς μπορώ να αποδείξω ότι υπέβαλα εμπρόθεσμα;

Στο “Ιστορικό” της εφαρμογής καταγράφεται με την ανάλογη ένδειξη αναλυτικό ημερολόγιο υποβολών και ενεργειών χρήστη είτε μέσω αρχείου είτε μέσω της ίδιας της εφαρμογής.

34. Στο Ιστορικό εμφανίζονται πολλές εγκεκριμένες και απορριπτέες υποβολές, ποια είναι η κατάσταση που ισχύει; Πώς βλέπω ποιες εγγραφές έχει κρατήσει το σύστημα αν έχω κάνει λάθος ή έχω υποβάλλει πολλές φορές το ίδιο ή δεν είμαι σίγουρη για μια υποβολή μου;

Η κατάσταση που έχει σημασία και είναι έγκυρη φορολογικά προκύπτει μόνο από τις “Εγκεκριμένες” εγγραφές σε κάθε κατηγορία (έσοδα-έξοδα-λιανικές-δαπάνες) ανεξαρτήτως υποβολών. Οι τρέχουσες “Εγκεκριμένες” εγγραφές σε έσοδα – έξοδα είναι και οι μόνες που γίνονται ορατές στους αντισυμβαλλόμενούς σας.

35. Πώς μπορώ να εκτυπώσω την κατάσταση μιας περιόδου; Υπάρχει οριστικοποίηση της κατάστασης;

Με είσοδο στην εφαρμογή, επιλογή περιόδου και “Εγκεκριμένων” εγγραφών σε κάθε κατηγορία (έσοδα-έξοδα-λιανικές-δαπάνες) μπορείτε να πάρετε εκτυπώσεις. Η κατάσταση δεν οριστικοποιείται, αλλά τροποποιείται συνεχώς μέχρι να ελαχιστοποιήσετε τις αποκλίσεις με τους αντισυμβαλλόμενους, οπότε οι εκτυπώσεις είναι περιορισμένης χρησιμότητας.

36. Πώς μπορώ να τροποποιήσω ή και να διαγράψω λανθασμένες εγγραφές;

Οι εγγραφές μπορούν να τροποποιηθούν μέσα στην εφαρμογή επιλέγοντας περίοδο και “Εγκεκριμένα” σε κάθε κατηγορία και πατώντας στο εικονίδιο τροποποίησης δίπλα από την κάθε εγγραφή. Για διαγραφή αρκεί να μηδενιστούν οι αξίες (καθαρό ποσό και ΦΠΑ) σε κάθε κατηγορία. Για διαγραφή συγκεντρωτικών τιμολογίων, μηδενίζετε τις αξίες για τον συγκεκριμένο αντισυμβαλλόμενο και εισάγετε πλήθος παραστατικών 1 (κατά σύμβαση). Δεν υπάρχει πρόβλημα αν παραμένουν εγγραφές αντισυμβαλλόμενων με μηδενικές αξίες.

Εξαιρέσεις

Όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται στο αντίστοιχο αρχείο εξαιρέσεων που δίδει η Γενική Γραμματεία στο αντίστοιχο σύνδεσμο: “Δεν υποβάλλονται στοιχεία στις καταστάσεις πελατών και προμηθευτών, με βάση τις διατάξεις της Α.Γ.Γ.Δ.Ε. ΠΟΛ.1022/2014, για ορισμένες συναλλαγές, που αφορούν είτε λήψη υπηρεσιών είτε καταβολή δαπανών, όπως αυτές αναφέρονται αναλυτικά εντός της σχετικής ανακοίνωσης”.

Πηγή: www.gsis.gr